Quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch hoanngocsoft

Quản lý hàng hóa trong kho vẫn là vấn đề nhứt nhối của cửa hàng, siêu thị mini. Cứ mỗi cuối tháng, chủ cửa hàng phải xuống kho kiểm kê hàng hóa một lần, cũng vì thế mà dễ gây ra tình trạng thất thoát, kiểm thiếu khiến người kiểm kho phải đau đầu. Để giải quyết bài toán đau đầu này, buộc doanh nghiệp phải thay đổi phương pháp bán hàng cũng như kiểm kê hàng hóa bằng cách sử dụng phần mềm quét mã vạch.

Hãy cùng Hoàn Ngọc tìm hiểu lợi ích mang lại khi sử dụng mã vạch và cách vận hành phần mềm quản lý HoanNgocSoft bằng mã vạch nhé!

quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch
Sử dụng phần mềm quét mã vạch trong kiểm kê hàng hóa

Mã vạch là gì?

Mã vạch (Barcode) theo định nghĩa là phương pháp lưu trữ và truyền tải thông tin bằng một lọai ký hiệu gọi là ký mã vạch (Barcode symbology). Ký mã vạch hay gọi tắt cũng là mã vạch, là dạng ký hiệu tổ hợp các khoảng trắng và vạch thẳng có màu để biểu diễn ký hiệu và các con số. Sự thay đổi trong độ rộng của vạch và khoảng trắng biểu diễn thông tin hay chữ số ở dưới dạng mà máy có thể đọc và giải mã được.

sử dụng phần mềm quét mã vạch trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho
Cấu tạo và hình dạng mã vạch

Việc quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch sẽ như thế nào?  

Với khả năng giải mã đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch hiện này đang được sử dụng để quản lý hầu hết tất cả các mặt hàng trong kho của cửa hàng, siêu thị mini,…

Các cửa hàng kinh doanh ở Việt Nam hiện nay vẫn còn đang quản lý tồn kho bằng phương pháp ghi chép vào sổ sách. Việc ghi chép, kiểm kê bằng phương pháp truyền thống rất vất vả, tốn khá nhiều thời gian và dẫn đến nhiều sai sót, nghiêm trọng hơn thì dễ bị thất thoát nếu không bảo quản kỹ sổ sách kiểm kho.

Quan trọng hơn là việc quản lý số lượng hàng hóa tồn trong kho, số lượng sản phẩm nhập vào, bán ra thống kê doanh thu hàng tháng,… hoàn toàn theo “trí nhớ” của chủ doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quét mã vạch trong quản lý kho là rất cần thiết.

sử dụng phần mềm quét mã vạch trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho
Cách quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch

Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi hàng hóa, sản phẩm thì việc kiểm kê sẽ đơn giản hóa đi rất nhiều vì nó quản lý thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng sản phẩm.

Mã vạch có thể sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm hoặc tự in một mã khác để quản lý đều được. Để đọc được các mã vạch, đi kèm đó bạn phải trang bị thiết bị đọc mã vạch để cho phép chi tiết hóa về sản phẩm thông qua những phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt.

Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch

  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, thay vì tuyển nhân viên để quản lý thì giờ đây sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa bằng mã vạch sẽ giúp cửa hàng tăng lợi nhuận.
  • Tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và sản phẩm giá thành giảm.
  • Nắm rõ tồn kho, HSD của sản phẩm trong kho để từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
  • Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
  • Theo dõi được hàng tồn, hàng hết để còn nhập thêm về bán.
  • Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng/thanh toán cho khách hàng.
  • Giảm 99% xuất nhập nhầm hàng nhờ vào sự chính xác của mã vạch.
  • Tiết kiệm được thời gian khi thao tác.
  • Hệ thống mã vạch xác định nhanh chóng và chính xác.

>>> Xem thêm: Máy đọc mã vạch có thật sự cần thiết với các cửa hàng bán lẻ?

Ứng dụng phần mềm quét mã vạch trong quản lý kho hàng

Với cách tạo mã vạch như trên để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

  • Phương án 1: Mỗi sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
  • Phương án 2: Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.
sử dụng phần mềm quét mã vạch trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho
Ứng dụng phần mềm quét mã vạch trong quản lý kho hàng

Hầu hết các nhà cung cấp, hoặc đơn vị sản xuất hiện nay đều dán mã vạch theo cách thứ nhất. Điều này nảy sinh sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá lớn.

Nắm bắt được khó khăn đó, phần mềm quét mã vạch HoanNgocSoft với tính năng quản lý kho bằng giải pháp mã vạch, các sản phẩm trong cùng 1 lô hàng sẽ được đánh cùng 1 mã vạch.

Với các sản phẩm có mã IMEI như hàng điện tử, điện thoại, điện lạnh… bạn cũng có thể quản lý theo serial của từng sản phẩm, giúp định danh chính xác sản phẩm đó cũng như thuận tiện cho quá trình bảo hành sau này.

Quy trình quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch HoanNgocSoft

Thông thường khi sản phẩm nhập về thường có hai trường hợp xảy ra: sản phẩm đã có mã vạch sẵn từ nhà sản xuất và sản phẩm chưa có mã vạch. Khi sắp xếp hàng vào kho, với những sản phẩm chưa có mã vạch, bạn cũng có thể tạo mã vạch và in mã vạch để gán lên sản phẩm nào chưa có sẵn.

Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất.

3.450.000 
1.650.000 
Best Seller
1.750.000 

Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên hàng hóa nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin liên quan đến lô hàng. Kể từ đó, sản phẩm, hàng hóa nhập kho được quản lý bằng phần mềm và mã vạch.

sử dụng phần mềm quét mã vạch trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho
Quy trình quản lý kho bằng phần mềm quét mã vạch

Quy trình xuất kho

Tương tự như nhập kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng cần bán đồng thời sau này cũng có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm nếu cần thiết. Khi xuất kho, các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn hàng,… đều được ghi vào hệ thống.

Việc ứng dụng phần mềm quét mã vạch vào quản lý cửa hàng đang dần dần thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Phương pháp này mang đến sự đột phá trong việc kinh doanh.

Việc quét mã vạch giúp hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, bạn cũng quản lý doanh số tốt hơn, quá trình xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định với 1 click chuột.

Quy trình kiểm kho

Xưa nay, quy trình kiểm kê kho chủ yếu dựa trên phương pháp đếm tay truyền thống, điền số lượng hàng tồn vào excel hoặc sổ sách rồi ngồi tính toán lại. Thế thì mỗi lần kiểm kho phải mất cả 2-3 ngày trời rất tốn công sức, thời gian.

Khi sử dụng phần mềm quét mã vạch và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, việc kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, tiện lợi cũng như độ chính xác cao hơn. Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho, sau đó kết nối tới thiết bị đọc mã vạch và máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.

sử dụng phần mềm quét mã vạch trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho
Quy trình kiểm kho bằng cáchphần mềm quét mã vạch

Sau khi có được dữ liệu, phần mềm quét mã vạch HoanNgocSoft sẽ xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang có được máy tính đồng thời phần mềm cũng cho phép cập nhật lại dữ liệu này.

Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động bán hàng. Hãy áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa bằng phần mềm quét mã vạch cho cửa hàng của mình ngay nhé.

Bạn đang thắc mắc và quan tâm đến phần mềm quét mã vạch HoanNgocSoft hoạt động có ổn định và tốt hay không? HoanNgocSoft sẽ tặng bạn 20 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm tính năng quản lý hàng hóa bằng phần mềm quét mã vạch. Còn ngại gì nữa hay đăng ký dùng thử ngay nhé!

Xem thêm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.