Bí quyết quản lý quán cafe thu hút khách hàng

Để mở một quán cafe không phải là điều dễ dàng. Để quản lý quán cafe đó tốt, kinh doanh hiệu quả lại càng khó hơn. Bởi hai từ quản lý ở đây không chỉ đơn giản là một khía cạnh nào đó mà nó là cả hệ thống với rất nhiều công việc khác nhau. Nếu muốn quán phát triển ổn định, xây dựng quy trình quản lý quán cafe hoàn chỉnh là điều cần thiết. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý quán cafe mà bất kỳ ai đang kinh doanh mô hình quán cafe đều nên biết.

Kinh nghiệm quản lý quán cafe

Quản lý thu chi

Quản lý thu chi là công việc cơ bản nhưng lại rất quan trọng trong bất kỳ mô hình hoạt động kinh doanh nào. Thông qua đó, chúng ta có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh, xem xét có hiệu quả hay không để có những điều chỉnh và hướng đi hiệu quả. Quản lý thu chi trong quán cafe cũng vậy.

Quản lý thu

Hãy cùng tìm hiểu một số trường hợp điển hình gây ảnh hưởng đến dòng tiền thu vào của quán cafe.

Nhân viên thu ngân gian lận, thiếu tính trung thực

Người xưa thường có câu “biết người, biết mặt, không biết lòng”. Đúng vậy, trong rất nhiều các nhân viên tốt cũng sẽ có một thành phần nhỏ nhân viên có tính cách chưa thật sự tốt. Đứng trước cám dỗ của đồng tiền, đôi khi họ sẽ có một chút suy nghĩ lệch lạc dẫn đến hành vi sai trái như: lấy cắp tiền của quán, nhận tiền của khách nhưng không đưa lại,…

Thu nhầm tiền

Đây là trường hợp thường hay xảy ra vào những lúc quán đông khách. Trong những lúc như vậy, các nhân viên thường phải loay hoay, tất bật để có thể giải quyết thanh toán cho khách hàng nhanh nhất, tránh để họ chờ lâu gây mất thiện cảm. Có lẽ vì vậy mà đôi khi nhân viên sẽ tính sai, thu nhầm tiền, thiếu tiền hay thậm chí là quên thu tiền của khách.

Vậy giải pháp nào để việc quản lý nguồn thu của quán cafe hiệu quả? Để hạn chế các tình trạng như trên xảy ra, tránh thất thoát tài chính của quán thì bạn cần phải kiểm soát chặt chẽ các nguồn thu mỗi ngày, đối chiếu hóa đơn, ghi lại thông tin chi tiết.

Quản lý các khoản chi

Là một người quản lý thì việc nắm bắt và kiểm soát các khoản chi của quán cafe là điều rất cần thiết. Bạn phải cân nhắc để có các quyết định chi tiêu hợp lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh và đảm bảo nguồn vốn ổn định. Đừng quên thường xuyên đối chiếu và cân bằng giữa thu và chi để đảm bảo hoạt động kinh doanh của quán ổn định và hiệu quả.

Quản lý nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu cũng là một khâu quan trọng trong việc quản lý quán cafe. Một số vấn đề về nguyên vật liệu người quản lý cần phải lưu tâm như:

• Đối với việc kinh doanh quán cafe thì việc chuẩn bị đầy đủ các nguyên vật liệu để chế biến hàng ngày rất được quan tâm. Bạn không chỉ phải định lượng chi tiết mà còn đảm bảo chúng còn tươi, mới và chính xác. Bởi nếu bạn tính toán sai, chuẩn bị quá nhiều sẽ gây lãng phí, quá ít thì sẽ bị thiếu hụt, không đủ phục vụ cho khách. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quán.
• Định lượng nguyên vật liệu cũng gây tác động đến chất lượng đồ uống. Người pha chế không pha theo đúng tỉ lệ, đồ uống sẽ thay đổi vị và điều này có thể khiến khách hàng không hài lòng. Đồng thời họ sẽ có ấn tượng không tốt và đánh giá thấp về chất lượng quán của bạn.
• Quản lý kho, kiểm tra chặt chẽ và chi tiết việc xuất – nhập kho nguyên vật liệu để tránh thất thoát và đảm bảo quy trình cung ứng nguyên vật liệu không bị gián đoạn.

Quản lý nhân sự

Chất lượng dịch vụ quán cafe của bạn phụ thuộc khá nhiều vào đội ngũ nhân sự. Suy cho cùng, mọi hoạt động đều bắt nguồn từ con người mà ra nên quản lý tốt nhân viên cũng phần nào đó quyết định đến việc quản lý quán cafe hiệu quả. Khi tuyển nhân viên bạn phải cẩn trọng sàng lọc hồ sơ, tìm hiểu thông tin rõ ràng để hiểu hơn về họ. Qua đó nhận định được những người đó có thật sự phù hợp với công việc bạn cần hay không.

Nhân viên là những người sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mỗi ngày. Những cử chỉ, lời nói, hành động và thái độ của họ chính là đại diện cho bộ mặt của quán. Chính vì thế mà việc đào tạo nhân viên ban đầu là không thể tránh khỏi. Hãy xây dựng một văn hóa quán cafe tốt ngay từ những ngày đầu đi làm của nhân viên, để họ quen với môi trường hoạt động mà bạn tạo nên sẽ góp phần tạo chất lượng dịch vụ tốt, xây dựng hình ảnh thương hiệu của quán hiệu quả.

Nhân sự trong quán sẽ có nhiều bộ phận khác nhau. Người quản lý phải có sự sắp xếp hợp lý, điều động nhân sự, phân chia công việc rõ ràng, phù hợp với từng vị trí. 

Đừng quên thường xuyên đánh giá năng lực nhân viên, sắp xếp các buổi họp mặt, khen thưởng, vui chơi để tạo sự gắn kết, gần gũi giữa các nhân viên với nhau và giữa nhân viên với người quản lý. Trong bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng vậy, nếu bạn cho nhân viên thấy họ được tôn trọng, được công nhận thì họ sẽ nhiệt tình và tận tâm hơn, sẵn sàng cống hiến nhiều hơn.

Quản lý cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất của quán cafe được chia thành 3 phần chính: dụng cụ pha chế, vật dụng phục vụ khách hàng và các thiết bị quản lý bán hàng.

• Dụng cụ pha chế: nhìn vào menu của quán, người quản lý có thể dễ dàng thấy được những vật dụng pha chế nào phù hợp và cần thiết. Từ đó lên danh sách và đầu tư đầy đủ trang thiết bị pha chế cho nhân viên. Bộ dụng cụ pha chế thông thường ở các quán cafe thường bao gồm: máy xay cafe, máy pha cafe, máy xay sinh tố và nhiều máy móc khác.
• Vật dụng phục vụ khách hàng: đây là nói đến bàn, ghế, wifi, máy lạnh, quạt… Bạn phải đảm bảo các đồ dùng này hoạt động tốt để mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Là một người quản lý, bạn nên thường xuyên kiểm tra các vật dụng này, nếu có hư hỏng thì kịp thời sửa chữa, tránh gây ảnh hưởng đến khách hàng.
• Thiết bị quản lý bán hàng: đây là trang thiết bị phục vụ cho công việc thu ngân và thanh toán, bao gồm: máy in hóa đơn, phần mềm quản lý quán cafe, máy tính hoặc máy pos bán hàng.

Quản lý từ xa bằng phần mềm quản lý quán cafe

Quản lý quán cafe như thế nào khi bạn là một người bận rộn và không thể lúc nào cũng có mặt tại quán. Đó là bạn chưa biết đến phần mềm quản lý quán cafe của Hoàn Ngọc Soft.

• Thiết kế hiện đại, giao diện đơn giản, dễ sử dụng, kết nối được với máy tính, điện thoại,…
• Quản lý hoạt động kinh doanh, xuất – nhập kho nguyên vật liệu…
• Báo cáo công việc, doanh thu chi tiết

Nhờ vào kết nối với điện thoại mà bạn có thể dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh của quán dù ở bất cứ đâu.

>>> Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý quán cafe của Hoàn Ngọc

Một số lưu ý khi quản lý quán cafe thu hút khách hàng

Muốn quán cafe của bạn thu hút khách thì phải có điều gì đặc biệt để giữ chân khách hàng. Dưới đây sẽ là một số gợi ý giúp bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng:

• Thường xuyên cập nhật các loại đồ uống mới
• Tạo các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng
• Chủ động phục vụ thêm nước mát cho khách hàng
• Kiên nhẫn chờ đợi khi khách order
• Sẵn sàng dắt xe cho khách
• Giữ vệ sinh quán sạch sẽ
• Xây dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu
• Giữ thái độ vui vẻ, niềm nở với khách hàng
• Áp dụng quy trình quản lý chuyên nghiệp, thanh toán nhanh chóng và chính xác

Hoàn Ngọc Soft chuyên cung cấp giải pháp quản lý bán hàng hiện đại cho các quán cafe, trà sữa, nhà hàng, quán ăn, shop, siêu thị,… Các bạn có thể ghé ngay hoanngocsoft.com để tham khảo trọn bộ sản phẩm nhé.

Trên đây là tất cả thông tin mà Hoàn Ngọc muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết này sẽ mang đến cho bạn thông tin hữu ích trong việc quản lý quán cafe hiệu quả. Chúc các bạn thành công.

Xem thêm:

• Kinh nghiệm xây dựng kế hoạch kinh doanh quán ăn vặt
• 9 loại chi phí cần phải biết khi mở shop kinh doanh quần áo trẻ em
• Tại sao nên sử dụng phần mềm tính tiền cho quán karaoke